Vaste reiskostenvergoedingen die zijn afgesproken voor 13 maart 2020 mogen ook de komende maanden nog doorlopen. De tijdelijke goedkeuring werd eerder al verlengd tot 1 februari. In verband met de langer durende coronacrisis heeft het kabinet de goedkeuring nogmaals verlengd, nu tot 1 april 2021.
In de recente brief aan de kamer heeft het kabinet aangekondigd dat de maatregel voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding verlengd wordt tot 1 oktober 2021 en dat het kabinetlater terugkomt op de situatie vanaf 1 oktober 2021. Het kabinet verlengt deze maatregel tot 1 oktober 2021. Dit betekent dat tot 1 oktober 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast kunnen worden vergoed ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) worden gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
Reiskostenvergoeding is géén recht
Het feit dat het is toegestaan om de reiskostenvergoeding onbelast te blijven uitbetalen, betekent niet dat de werkgever dit ook moet doen. Veel werkgevers zetten de vergoeding al aan het begin van de crisis stil. De werknemer maakt geen reiskosten, dus een vergoeding van die kosten hoeft niet. In plaats daarvan stapten veel werkgevers over een declaratiesysteem waarbij alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers nog werden vergoed.
Na 1 oktober?
Werknemers mogen na 1 oktober voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Welk vervoersmiddel de werknemer gebruikt doet er niet toe. De regels voor de vaste reiskostenvergoeding gelden zowel voor de onbelaste 19 cent per kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer. Betaalt de werkgever meer dan de daadwerkelijk afgelegde reiskosten, dan zijn die vergoedingen belast. Een fulltime werknemer die elke dag per trein tussen Rotterdam en Utrecht reisde kon de afgelopen maanden nog rekenen op een onbelaste reiskostenvergoeding van bijna 500 euro. Ook als hij die afstand niet daadwerkelijk aflegde en volledig thuiswerkte. Vanaf 1 april 2021 valt deze vergoeding helemaal weg als hij thuiswerkt. Om de vaste reiskostenvergoeding te mogen handhaven moet de werkgever aantonen dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Als dit niet aantoonbaar is, moet er voortaan gedeclareerd worden per reis en zijn te veel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.